Автоматизация - за и против
Многие уже давно ответили для себя на этот вопрос, однако время от времени все-таки можно услышать: «Нужна ли вообще серьезная система автоматизации и для чего?». Что же, попробуем ответить на этот вопрос, рассмотрев основные аспекты деятельности предприятия в условиях современного рынка:
Развитие
Для того чтобы развиваться, современному предприятию необходимо правильно и своевременно определять стратегию развития и предпринимать соответствующие действия. В свою очередь для определения стратегии необходимо получить и обработать огромное количество данных, при отсутствии эффективного инструмента для обработки данных, время потраченное на сбор информации может оказаться критическим для организации. Возьмем не самый редкий, к сожалению, пример, когда обработка большей части данных производится при помощи таблиц Excel – мне известны ситуации, когда на получение данных о прибыли за последний квартал уходило 3-4 дня бессонной работы нескольких человек персонала…
А что если решение надо принять сегодня? Хорошо построенная система автоматизации способна дать ответ на такой простой вопрос в течение минуты, чувствуете разницу?
Экономическая безопасность
Современному руководителю наверное не нужно объяснять что такое «Кассовый разрыв». Для того чтобы избежать этого неприятного события существует достаточно много методик, однако все они, так или иначе связаны с планированием поступления и расхода денежных средств. На современных предприятиях используется масса различных инструментов, для распределения финансовых потоков, однако в большинстве случаев мы с Вами увидим… Да, да – все тот же отчего-то милый сердцу многих Excel. Нет-нет, я ни в коем случае не умаляю достоинств этого во всех отношениях замечательного программного продукта, но вспомните, сколько раз, Вы, или Ваши сотрудники совершали казалось бы незначительные ошибки в формулах из-за которых весь результат получается абсолютно недостоверным? А как быть, если необходимо построить календарный план? В таких случаях чаще всего в ход идет огромное количество ручной работы, или же макросы имени «Неизвестного программиста». Вспоминая количество времени, которое необходимо для такой работы получаем ненавязчивый вывод – автоматизированная система и тут окажется надежней и достовернее.
Информационная безопасность
Современная Компания порождает просто реки и водопады информации. Немалый процент такой информации является коммерческой тайной, которая в случае утечки на сторону способна подложить Компании не одну свинью, а иногда и просто уничтожить на корню результат упорного труда по созданию стратегической линии предприятия. В каком же виде эта информация хранится, и главное как она защищена от несанкционированного доступа? Даже если предположить, что такая информация хранится не в виде столь любимых многими таблиц, зачастую окажется, что информация хранится в разрозненном виде и в состоянии абсолютного хаоса. Например, в виде нескольких различных баз данных, или документов, которые к тому же, еще и существуют в нескольких экземплярах, разбросанные в локальной сети. Интересно, вспомнит ли сотрудник, что нужно удалить копию квартального отчета, которую он выложил для Василия Петровича в папку с общим доступом, уходя с работы в пятницу вечером? Я искренне пожелал бы Вам, чтобы все Ваши сотрудники всегда помнили и не только об этом, но, к сожалению практика часто доказывает обратное…
А чем же лучше автоматизированная система учета и управления? Хорошо построенная система обладает целым рядом механизмов, призванных защитить информацию от несанкционированного доступа. В арсенале и защита паролями и возможность уберечь Вашу информацию от копирования и еще много различных средств. Кроме того, грамотно администрируемая система просто не даст возможности рядовому пользователю разбросать важную информацию где попало.
Достоверность и надежность
Человек, обрабатывающий данные, безусловно, является самым лучшим вариантом с точки зрения массы аспектов, ведь обычный офисный компьютер не сможет принять за Вас или Вашего сотрудника важное стратегическое решение. Однако это как говорится «палка о двух концах». Оператор, вносящий данные в ЭВМ имеет свойство уставать и как это не печально ошибаться… В моей практике встречались случаи, когда единственный имеющийся на складе экземпляр товара менеджер по ошибке выписывал трем различным покупателям. Представляете, какой урон репутации Компании наносят два разъяренных покупателя, которым не отгружают оплаченный ими товар, поскольку он отсутствует на складе? А что если мы говорим не о срыве одной, двух незначительных поставок а о контрактах на круглые суммы, с внушительными штрафными санкциями? И конечно можно много рассуждать об ошибке менеджера и даже поднимать вопрос о его служебном соответствии, но не стоит при этом забывать, что он всего лишь человек, который иногда ошибается так же как и мы с Вами… И здесь опять на помощь может прийти правильно построенная система автоматизации. Конечно, она не позволит Вам полностью избежать влияния человеческого фактора, однако предоставит различные механизмы учета и контроля, которые позволят максимально снизить риск ошибки.
Можно привести еще много примеров и описать немалое количество преимуществ, которые предоставляет наличие на предприятии хорошо поставленной и отлаженной системы учета и управления, однако мне кажется что вышеприведенной информации уже достаточно для того, чтобы ответить на поставленный вопрос, итак: нужна ли на современном предприятии хорошая система автоматизации? Несомненно – да! И я искренне желаю всем, кто еще не обзавелся такой системой, вступать в ряды осознавших ее необходимость. И пусть Ваш бизнес развивается стабильно, под вашим четким контролем и управлением!
Все права на данный материал принадлежат ООО «Надежность Учет Эффективность»
Полная, либо частичная перепечатка материала данной статьи
допускается только с сохранением ссылки на источник.
